Qu’est-ce qu’un kick-off ?

Vous êtes convié à un kick-off mais vous n’êtes pas certain de ce que cela signifie ? Ou alors, en tant que chef de projet, on vous demande d’en organiser un ? Pas de stress, nous allons vous éclairer. Ce terme en anglais cache un concept relativement simple : celui d’une réunion de démarrage de projet. Le but est de faire un état des lieux sur le projet, son origine, ses objectifs et son déroulement, en réunissant toutes les parties concernées. Définition, objectifs et participants : découvrez dans cet article tout ce qu’il y a à savoir sur un kick-off.

Que signifie un kick-off ?

Dans le milieu sportif, le kick-off désigne le début d’un match. Dans un cadre professionnel, un kick-off meeting correspond à une réunion de démarrage. Celle-ci peut concerner un projet, une stratégie, une nouvelle année ou une organisation de travail différente. En tout cas, le kick-off marque le début officiel et permet à toutes les parties prenantes de démarrer ensemble le projet.

Le kick-off est un outil de management particulièrement efficace pour le responsable de projet. Il lui donne l’occasion de présenter le projet à l’ensemble des collaborateurs, de mobiliser les équipes et de s’assurer que chacun comprend la direction à suivre ainsi que l’importance du projet.

Après la réunion, il est fréquent de partager un compte rendu récapitulant les éléments discutés, servant ainsi de guide tout au long du projet.

Quel est l’objectif d’un kick-off ?

L’objectif principal d’une réunion de lancement est de clarifier le projet pour les équipes qui vont y travailler, afin de leur fournir une vision globale claire. Ainsi, le kick-off permet de :

– Présenter les participants pour que chacun sache qui est responsable de quoi, facilitant ainsi les échanges futurs.

– Rappeler le contexte du projet, son historique et ses enjeux.

– Partager des objectifs clairs et réalisables.

– Impliquer chaque personne pour qu’elle puisse s’approprier le projet.

– Définir un calendrier des grandes étapes à venir.

– Identifier les obstacles éventuels et envisager des solutions.

– Poser des règles de fonctionnement, comme la fréquence des réunions ou les outils de communication à utiliser.

– Encourager les échanges : c’est un moment clé pour lever les doutes et profiter des avis divers pour résoudre des problèmes.

– Répondre aux questions déjà soulevées et en faire émerger de nouvelles à traiter.

– Présenter le plan de communication : qui sera informé, et quand.

– Créer un climat de confiance et une dynamique positive pour mener à bien le projet.

Qui doit participer à un kick-off ?

Toutes les personnes impliquées dans le projet doivent assister à cette réunion. Ainsi, les membres de l’équipe projet et leurs responsables doivent être présents. Mais ils peuvent être accompagnés de :

– Clients, qui connaissent les besoins et attentes du projet. S’il s’agit d’un projet interne, les utilisateurs finaux (comme les employés qui utiliseront un nouveau logiciel) doivent être présents.

– Fournisseurs et partenaires, afin de caler les aspects pratiques comme le respect des délais.

– Prestataires extérieurs : cela peut inclure une agence de communication qui sera en charge de promouvoir le projet.

– Si le projet est stratégique, des membres de la direction peuvent également se joindre à la réunion.

À noter : c’est au chef de projet d’organiser et d’animer le kick-off. Vous devez en planifier un ? Découvrez nos conseils pour réussir votre réunion de lancement dans notre article dédié.

Quand doit avoir lieu un kick-off ?

Cette réunion doit, comme son nom l’indique, avoir lieu au début du projet, avant que celui-ci ne soit véritablement lancé. Cependant, ce n’est généralement pas la première réunion liée au projet. En effet, le client et l’entreprise auront souvent déjà discuté pour déterminer les besoins, le budget et les délais.

De plus, des réunions internes ont souvent lieu avant le kick-off. Il est en effet important de définir les rôles de chacun ainsi que les participants au projet avant de lancer la réunion officielle. Il est aussi essentiel que le projet ait déjà été validé avant d’organiser un kick-off, inutile de planifier une réunion pour un projet qui pourrait être abandonné.

Enfin, ce ne sera pas la dernière réunion du projet. Des points réguliers sont souvent prévus avec tous les participants, ainsi que des réunions en plus petit comité selon les tâches à effectuer. Le kick-off permet justement de planifier ces futures réunions.