Logiciel organisation événement gratuit : lequel choisir ?

L’organisation d’un événement peut s’avérer très complexe. Entre la billetterie, les sponsors, les repas et consort, il faut une planification très poussée pour tout réussir. Heureusement, il existe plusieurs logiciels organisation événements gratuit pour vous accompagner dans ce sens. Zoom sur les meilleurs du marché et comment les choisir.

123FormBuilder, un logiciel organisation événement gratuit

C’est un logiciel organisation événement gratuit qui génère des formulaires en ligne. Il permet aux organisateurs de créer des fiches d’inscription et des calendriers. Grâce à un simple glisser-déposer, les organisateurs peuvent modifier des formulaires puis les ajouter à leur site web. Cela leur permettra d’obtenir les informations nécessaires sur les invités, mais aussi de collecter les paiements.

C’est un outil de gestion d’événement parfait pour les ONG, les spécialistes en marketing, les PME et les universités. Par ailleurs, il dispose de fonctionnalités pratiques telles que :

• les réponses automatiques ;
• les champs cachés ;
• les outils de reporting ;
• les contenus multilingues ;
• les alertes et les notifications.

Cependant, l’utilisation de ce logiciel est limitée avec la version gratuite. Pour plus de fonctionnalités, vous devez débourser quelques euros.

Le logiciel BookyWay

BookyWay est un logiciel de gestion d’événement et de réservation. Il permet aux utilisateurs de promouvoir et de planifier leurs événements sur site, en direct ou enregistrés. Les administrateurs peuvent également assigner des créneaux horaires, activer des abonnements et attribuer des crédits. Le logiciel permet aux participants de s’inscrire à l’événement à distance.

En dehors de ça, BookyWay comprend des fonctionnalités comme les calendriers d’événements, des listes d’attente en ligne et des notifications push. Il présente aussi des tableaux d’affichages, des outils de reporting, des diagrammes de performance. Le logiciel offre une assistance en sept langues et plus de 550 images spécifiques à chaque activité. Retenez que le logiciel est totalement gratuit. Toutefois, 30 jours après l’inscription, une tarification s’applique à chaque nouveau client ajouté.

Le logiciel Weezevent

Weezevent est un logiciel d’organisation gratuit axé sur la billetterie en ligne. Il est idéal pour la gestion des évènements en personne, des one-man-shows et des grands festivals. Il fluidifie l’enregistrement en ligne et hors ligne des billets mobiles. Autrement dit, c’est un contrôleur de billets qui réduit les files d’attente. Cette prise en charge des inscriptions permet aux organisateurs de créer, promouvoir et partager leurs événements.

En outre, il offre des fonctionnalités comme la publication d’un mini site de billetterie et la personnalisation de vos formulaires. Il rend possible l’ajout d’un module de billetterie sur un site web et les réseaux sociaux. Weezevent permet également de configurer le quota de tickets par catégories des participants et la gestion de ces derniers. Aussi, il offre un suivi en temps réel de l’événement.

Idloom.events

C’est une plateforme du logiciel idloom qui permet de créer un site événementiel complet. Basée sur le Cloud, elle est dédiée à la gestion des évènements, des participants et des inscriptions. À cet effet, elle permet aux organisateurs de générer des pages de pré-inscription, des réservations d’hôtel et d’autres formes de formulaire. Tout cela avec un accès personnalisé et des paramètres de profil pour les autres usagers.

De plus, les formulaires de ce logiciel sont disponibles avec un nombre de champs illimité et des menus déroulants. Les questions disposent aussi de multiples choix de réponse. Hormis cela, Idloom.events est capable de gérer vos événements qui se déroulent sur plusieurs sites. La plateforme permet aux invités (illimités) de s’inscrire en ligne et d’obtenir des tickets électroniques.

Grâce au tableau de bord statistique, aux e-mails de confirmation et à l’exportation de données, vous pouvez suivre l’avancée de votre organisation.

Le logiciel gratuit de Clickup

Clickup est un logiciel d’organisation d’événements qui vous permet de hiérarchiser vos tâches pour une gestion judicieuse de vos projets. Les organisateurs peuvent créer des listes pour classer les tâches à exécuter par ordre de priorité grâce aux colonnes de kanban. L’interface du logiciel offre la possibilité aux utilisateurs d’échanger entre eux sur l’événement et de partager des documents.

Grâce à la fonctionnalité Overview, l’outil vous permet de bénéficier d’une vision globale en coup d’œil. Clickup dispose également d’autres fonctions intéressantes comme :

• la création de listes de tâches partagées ;
• la mise en place d’un calendrier qui peut être synchronisé à l’agenda Google ou Outlook ;
• la création des documents collaboratifs ;
• la timeline de suivi de l’organisation des tâches ;
• le tableau de reporting.

De plus, le logiciel peut être intégré à un grand nombre d’applications utilisées au sein des entreprises. Cependant, notez que certaines de ces fonctionnalités sont limitées avec la version gratuite. Le plan free de Clickup est beaucoup plus adapté pour une personne qui souhaite en faire un usage unique.

Critères pour choisir un logiciel d’organisation d’événements

Le premier critère à prendre en compte pour choisir votre logiciel est de définir les objectifs de l’événement. L’organisation d’un salon gratuit diffère de celle d’un concert. Ainsi, en fonction de la taille et du type de votre événement, vous pourrez faire le bon choix. Le deuxième critère concerne les fonctionnalités du logiciel. Certains outils sont indispensables pour la bonne planification d’un projet.

En analysant chaque fonctionnalité, vous allez mieux choisir votre plateforme de gestion. Un autre critère à prendre en compte est l’accompagnement et le service client. La prise en main d’un logiciel demande un certain temps d’adaptation. Votre outil doit donc avoir une prestation d’onboarding pour vous faciliter la tâche. Le dernier critère et pas des moindres concerne le prix du logiciel.

En effet, si votre budget événementiel est restreint, vous n’avez pas d’autre choix que d’opter pour les logiciels gratuits. Or, ceux-ci ont souvent des fonctionnalités restreintes et conviennent beaucoup plus aux petits événements. Donc, si votre projet nécessite certains outils indispensables à l’organisation, vous serez obligé de payer.

En définitive, retenez que les logiciels de planification sont aujourd’hui indispensables pour la réussite de vos événements. Même si le grand nombre est payant, il en existe quelques-uns de gratuits ou avec une version gratuite. Cependant, leurs fonctionnalités restent limitées. Mais si vous comptez utiliser votre logiciel organisation événement gratuit pour un petit projet, celui-ci sera parfait.