La gestion d’un projet nécessite généralement l’intervention de plusieurs personnes ou équipes. Et pour le succès du projet, la clarification des rôles de chaque intervenant de la chaîne devient incontournable. Pour atteindre cet objectif, un outil efficace a fait son apparition dans le monde des entreprises : la matrice RACI. Définition, importance et étapes de mise en œuvre de cet outil de gestion de projets dans ce développement.
Qu’est-ce que la matrice RACI ?
RACI est l’acronyme en anglais de Responsible, Accountable, Consulted, Informed. En français, ça fait :
- Responsable pour la personne ou les personnes qui effectuent le travail
- Compte rendu pour la personne qui est responsable du résultat final et qui doit rendre des comptes
- Consulté pour les personnes dont l’avis est sollicité pendant le processus
- Informé pour les personnes qui doivent être tenues au courant des avancées du projet.
Originaire des USA, la matrice RACI est un outil visuel qui aide à définir clairement les rôles des différents acteurs engagés sur un projet. Elle permet donc de répondre précisément à la question « Qui fait quoi ? » Elle permet de simplifier la communication et de réduire les risques de confusion en identifiant les responsabilités de chaque membre dans le cadre d’exécution d’un projet ou d’une activité spécifique.
Matrice RACI : pourquoi est-ce primordial pour les entreprises de l’utiliser ?
C’est une question pertinente qui trouve ses réponses dans les sous-sections suivantes
La matrice RACI pour la clarté des rôles et responsabilités
La matrice RACI permet à chaque membre intervenant sur un projet de savoir exactement ce qu’on attend de lui. Cette précision des responsabilités réduit les ambiguïtés et les malentendus. Contrairement à d’autres outils, la matrice RACI est simple et directe, facilitant ainsi son adoption par tous les membres de l’équipe.
Amélioration de la communication
En définissant clairement ce qui doit être consulté et qui doit être informé, la matrice RACI favorise une communication efficace. Cela permet d’éviter les échanges d’informations inutiles et de s’assurer que les bons acteurs sont impliqués dans les décisions cruciales. Des outils comme les diagrammes de Gantt, bien que très utiles pour la planification et l’organisation, ne fournissent pas la même clarté concernant les interactions humaines au sein de l’équipe.
Gestion des conflits
Un autre avantage de cet outil de gestion de projets est sa capacité à prévenir et à gérer les conflits. En établissant des rôles précis, elle réduit les risques de chevauchement de responsabilités, ce qui peut souvent mener à des tensions au sein de l’équipe.
Meilleure gestion du temps
Avec des rôles et des responsabilités définis, chaque membre sait exactement quand il doit intervenir. Il se consacre à l’exécution de ses tâches et ne se préoccupe plus guère de ce que font ses collaborateurs. Cela conduit à une efficacité accrue et à une optimisation du temps de travail.
Responsabilité accrue
L’outil de gestion de projets RACI facilite la prise de responsabilité. En sachant qui est Accountable ou chef pour chaque activité, il devient plus facile de suivre les progrès des parties prenantes et d’identifier les points de blocage.
Quelles sont les étapes pour créer une matrice efficace ?
Les principales étapes incluent : l’identification des tâches, la définition des rôles, la création de la matrice et la communication de la matrice.
Identification des tâches
Commencez par répertorier toutes les tâches ou activités nécessaires à la réalisation ou à l’exécution d’un projet. Cela peut inclure des étapes de planification et d’organisation, de mise en œuvre, de suivi, etc.
Définition des rôles
Pour chaque étape du projet, définissez qui est responsable, qui est accountable, qui doit être consulté et qui doit être informé. Cela peut nécessiter des discussions en équipe pour garantir que tous les acteurs sont d’accord avec les attributions de rôles.
Création de la matrice
Organisez dans un tableau les tâches en lignes et les membres de l’équipe en colonnes. Indiquez les rôles des différents acteurs pour chaque tâche. Par exemple, vous pouvez utiliser des lettres (R, A, C, I) pour remplir les cases appropriées.
Communication de la matrice
Une fois la matrice créée, il est important que vous la partagiez avec toute l’équipe. Ainsi, chacun sait exactement ce qui est attendu de sa part. Toutefois, pour prévenir tout problème lié aux responsabilités, après le partage de la matrice, assurez-vous que chacun comprend son rôle et l’importance de sa contribution au projet.
Votre matrice RACI doit être un tableau vivant. C’est pourquoi, au fur et à mesure que le projet avance et que les modifications surviennent, assurez-vous de mettre à jour l’outil pour intégrer les changements de rôles et de responsabilités.
Cas pratique : Application de la matrice dans un projet
Imaginons une équipe d’une entreprise qui travaille sur le lancement d’un nouveau produit. Grâce à la matrice, les rôles se définissent comme suit :
- Tâche : recherche de marché
- Responsable : John
- Acountable : Sarah
- Consulté : équipe marketing
- Informé : direction
- Tâche : développement du produit
- Responsable : Lisa
- Accountable : John
- Consulté : équipe de design
- Informé : direction
En définissant clairement ces rôles, l’équipe peut avancer avec une compréhension accrue de ses responsabilités, réduisant ainsi le risque d’erreurs et de malentendus.