La communication interne est indispensable pour la floraison d’une entreprise. Elle favorise la productivité et renforce le sentiment d’appartenance à la société des collaborateurs. Cependant, si elle est mal gérée, elle peut rapidement entraîner une mauvaise coordination des équipes, des malentendus et des problèmes inutiles. Voici quelques exemples de solution pour améliorer la communication interne en entreprise.
Faire un état des lieux, première solution pour améliorer la communication interne
La première solution pour améliorer la communication interne d’une entreprise est de faire un état des lieux. Cela vous donnera une vision d’ensemble sur les solutions déjà mises en place et d’analyser ce qui fonctionne ou pas. Prendre la température va permettre aussi de faire le bilan au sein de votre groupe et de son sonder les collaborateurs de chaque équipe.
Pour y parvenir, vous devez effectuer un sondage ou des entretiens pour recueillir les avis et les suggestions de chacun. Vous pouvez leur poser des questions sur :
- le niveau de satisfaction par rapport à la communication interne ;
- les solutions et moyens de communication qu’ils apprécient ou non ;
- les idées qu’ils ont pour l’amélioration de la commutation interne.
Ainsi, avec ces différentes informations, vous pourrez réajuster votre stratégie et prendre du recul par rapport aux initiatives déjà en place.
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Élaboration d’un plan de communication interne
Après le sondage, vous devez élaborer un plan de communication interne. C’est une feuille de route qui va vous permettre de définir vos objectifs et vos marges de manœuvre. À cet effet, le plan doit donc contenir des informations comme :
- vos points forts et faibles ainsi que les axes amélioration ;
- les sujets de communication interne ;
- les cibles à atteindre ;
- les actions à mettre en place et les marches à suivre pour les réaliser ;
- les outils pour mener à bien vos objectifs ;
- le budget.
Notez que cette feuille de route n’est pas un planning éditorial détaillé. C’est plutôt un moyen d’identifier les grands axes de votre stratégie. Le plan de communication vous permettra aussi d’évaluer les initiatives à mettre en place pour savoir si elles sont réalisables ou non. Afin d’avoir un suivi optimal, vous pouvez vous appuyer sur un outil de gestion pour coordonner les projets à mettre en place.
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Digitalisation des processus de communication interne
Cette solution pour améliorer la communication interne est très déterminante. L’utilisation des outils digitaux en communication sont une norme dans toutes les entreprises. Elle a pour but de structurer les échanges d’informations, de les fluidifier et de les diffuser en temps réel. À cet effet, la communication va se faire par messagerie instantanée (chat) et e-mails. Les documents vont être transmis par fichier multimédia ou PDF.
Ainsi, l’entreprise va bénéficier d’une automatisation des processus internes (pré-boarding, onboarding et offboarding) avec une hausse de la productivité. La digitalisation va aussi favoriser un gain de temps, d’énergie et une amélioration de la qualité de vie au travail. Retenez que la transmission numérique va affecter tous les niveaux de fonctionnement de l’entreprise et apporter une synergie entre les services. Il y aura même un nouveau regard sur le management et la communication.
Impliquer les salariés et le management
Les managers et les collaborateurs ont un rôle essentiel à jouer dans l’amélioration de votre communication interne. En impliquant davantage les employés dans vos actions, vous mettez en avant leur contribution et augmentez leur engagement. Cela va renforcer leur sentiment d’appartenance à la société. Il en est de même avec les managers qui seront plus à même de montrer l’exemple aux autres. Ils doivent eux-mêmes être acteurs de la communication interne.
Toutefois, l’exemplarité n’est pas forcément un réflexe. Pour cette raison, il est important d’accompagner tous les collaborateurs dans cette démarche. Vous pouvez mettre en place plusieurs initiatives dans ce sens. Par exemple, en créant un environnement de confiance, le manager ou le collaborateur va pouvoir s’exprimer librement. Vous pouvez aussi proposer des formations sur la communication et faire participer chaque individu aux prises de décisions les concernant.
Par ailleurs, vous pouvez lancer un groupe dédié aux idées où chacun peut soumettre des propositions visant à l’amélioration de la communication.
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Créer de petits rituels pour améliorer la communication interne
Cette solution pour améliorer la communication passe par la mise en place de petits rituels au sein de l’entreprise. Ceux-ci vont véhiculer des messages sur la culture d’entreprise et fédérer les collections autour de traditions communes. Les rituels peuvent prendre plusieurs formes comme un évènement interne organisé une à deux fois dans l’année.
Hormis cela, il peut aussi s’agir d’une pause-café (physique ou virtuelle) hebdomadaire qui va favoriser les échanges informels. Vous pouvez également mettre en avant les réussites de vos équipes à travers des vidéos annuelles. Pour ce qui est de la culture d’entreprise, elle va mettre en avant les caractéristiques et les valeurs de l’organisation. Reposant sur le respect, la confiance et l’égalité, elle va renforcer la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance.
Adopter un langage de communication clair et concis
La plus importante solution pour améliorer la communication interne est d’adopter un langage clair et concis. En effet, cela réduit les risques de confusion. Si votre interlocuteur arrive à écouter et à comprendre ce que vous dites, vous aurez réussi la grande partie de votre communication. C’est valable pour la communication écrite où le message doit être lisible et facile à comprendre pour chaque collaborateur.
De plus, si les équipes n’assimilent pas les instructions, l’exactitude et la rapidité de l’exécution du travail vont en pâtir. Par ailleurs, vous devez aussi former les collaborateurs sur le ton adéquat pour assurer une bonne communication. Un ton sous-jacent peut aussi bien générer de l’encouragement que du découragement. Le ton positif va stimuler et conduire les employés à se passionner pour le travail. En gros, un ton mal employé peut entraîner des malentendus et des discussions inutiles.
Pour résumer, une communication interne de bonne qualité créée un climat de travail agréable et augmente l’engouement des employés. Les entreprises qui valorisation un environnement professionnel sain ont plus de chance de prendre de bonnes décisions. Grâce à ces idées de solution pour améliorer la communication interne, vous pourrez mettre à l’aise vos collaborateurs dans un cadre agréable.