Qu’est-ce que le workflow ? En quoi est-il utile pour l’entreprise ?

Le workflow, ou flux de travaux en français, est un terme qui revient fréquemment dans les échanges en entreprise. En effet, très utilisé en milieu professionnel, ce mot ne vient pas seulement enrichir le vocabulaire des collaborateurs. Il cache un ensemble de tâches à exécuter, mais aussi un outil essentiel aux entreprises. Outil qui joue d’ailleurs un rôle capital dans l’organisation du travail. Dans ce billet, nous abordons la définition, l’utilité, l’utilisation et l’intérêt du workflow pour l’entreprise.

Workflow : C’est quoi ?

Le workflow, ou flux opérationnel, est la représentation d’une série de tâches à exécuter ou déjà effectuées.  Outre les travaux, ce processus comprend la liste des collaborateurs impliqués dans chaque opération. Il peut s’agir d’un salarié, groupe de travailleurs… ou prestataire externe.

Comme souligné plus haut, ce terme fait aussi référence à un outil de travail. L’outil workflow facilite grandement l’organisation du travail. En effet, il aide d’une part à définir toutes les tâches à effectuer en fonction de leur priorité. Et d’autre part, à sélectionner les personnes devant les exécuter.

Mais attention ! Le flux de travaux ne doit pas être confondu avec le processus métier. Car, il est bien plus précis que ce dernier. Utilisé à bon escient, il se révèle d’ailleurs un précieux allié dans la conduite de n’importe quel projet.

Quels sont les avantages des flux de travaux ?

Le workflow est très utile en entreprise. Il séduit par les divers avantages qu’il confère à ses utilisateurs. C’est d’ailleurs pour cette raison que  de nombreuses sociétés en font usage dans leur quotidien. Il faut savoir que les flux de travaux peuvent prendre plusieurs formes.

En effet, ils peuvent se présenter sous la forme d’un logiciel ou d’une application. Ils peuvent également prendre la forme d’un document partagé. Dans un cas comme dans l’autre, l’accès à l’outil doit être assuré à l’ensemble des personnes concernées par les tâches. Il n’y a pas que les responsables. Les collaborateurs de l’entreprise devant intervenir à différentes étapes du processus doivent aussi être en mesure d’y accéder. C’est le meilleur moyen pour en tirer pleinement profit.

Globalement, le flux opérationnel permet de :

• connaître les tâches à réaliser, mais aussi de prendre connaissance de leur nature et du délai d’exécution comme c’est souvent le cas avec le rétroplanning ;
• être informé du niveau d’avancement des travaux. C’est-à-dire de savoir par exemple s’ils sont en cours de réalisation, de validation ou autres ;
• connaître la ou les personnes en charge d’une tâche ;
• échanger avec les collaborateurs concernés par les différentes opérations à exécuter.

Ainsi, comme on peut le constater, le fonctionnement de cet outil est assez proche de la célèbre « To-Do List ». Cette dernière permet certes de s’organiser au quotidien et d’être plus performant. Mais elle est loin d’être aussi pratique que le workflow, qui se présente comme un outil bien plus complexe.

Quels sont les workflows utilisables en entreprise ?

Deux flux de travaux peuvent être utilisés en entreprise. Il s’agit du workflow procédural et du workflow ad hoc. Pour choisir le flux de travail approprié, il faut prendre en compte l’activité de l’entreprise ou la nature du projet.

Le flux opérationnel procédural

Dans ce flux de travail, les tâches ne changent quasiment pas. Elles sont plus ou moins fixes voire invariables. Après la mise en place de ce processus opérationnel, il ne fait plus l’objet de modification vu que les procédures à suivre sont généralement préétablies. Ainsi, les décisions de routage dans ce workflow ne dépendent que très peu des utilisateurs.

Workflow ad hoc

Ce processus s’utilise principalement dans le cadre d’une collaboration. Contrairement au workflow procédural, celui-ci peut évoluer. Cette évolution se fera, le cas échéant, en fonction des tâches exécutées, retours et éventuels imprévus. Du fait notamment de l’intervention presque systématique des utilisateurs dans les différentes décisions de routage.

Pourquoi les entreprises recourent-elles aux outils de flux opérationnel ?

Les entreprises peuvent se tourner vers les flux de travaux pour diverses raisons.

Pour optimaliser l’organisation du travail

Avec le workflow, toute entreprise peut organiser de manière plus efficace son travail. À condition bien sûr d’intégrer dans ce processus ses salariés et prestataires extérieurs. Tous sont effectivement concernés, aussi bien les personnes qui collaborent à distance que celles présentes sur le site.

Cet outil de gestion simplifie grandement le travail des collaborateurs mais aussi des managers grâce à la vue d’ensemble qu’il leur offre. Ce qui leur permet d’abord de limiter voire d’éviter les retards dans le calendrier. Ensuite, d’amoindrir les litiges et coûts éventuels liés à une reprise à zéro du travail. Et enfin de mieux comprendre le flux de travail. Ceci est en effet possible lorsque l’équipe travaille en harmonie et de manière cohérente. Puisque la direction n’est plus obligée de faire des changements organisationnels.

Pour trouver l’origine d’une erreur

Les flux de travaux sont aussi prisés pour la bonne traçabilité qu’ils permettent. En effet, avec un tel outil, on peut facilement identifier l’origine d’une défaillance. Pour y arriver, il suffit de revenir sur la réalisation d’un projet. Ensuite, de passer en revue chaque étape pour parvenir à trouver le(s) goulot(s) d’étranglement.

De nombreux chefs de projet choisissent d’ailleurs de vérifier les processus critiques en place de façon régulière afin de prévenir tout problème. Grâce à cette surveillance méticuleuse, ils s’assurent qu’aucun engrenage du workflow n’est dysfonctionnel. Et donc, que tout se passe très bien d’un bout à l’autre du processus.

Pour faciliter l’accès à tous les documents d’un projet

Les entreprises apprécient également le flux opérationnel pour la facilité d’accès qu’il offre à l’ensemble des intervenants. Celui-ci permet effectivement de centraliser tous les documents nécessaires (données, visuels, textes, etc.) à la bonne réalisation d’un projet. Lesdits documents sont généralement disponibles en ligne et téléchargeables à tout moment de la journée par toutes les personnes impliquées.

BPM et workflow : quelle différence ?

Nombreuses sont les personnes qui confondent souvent Business Process Management (BPM) et workflow. Pourtant des différences existent entre ces deux outils, même si elles ne sont pas très importantes.

Le logiciel de gestion de flux de travail sert à organiser ses travaux. Avec ce type d’outil, on peut créer des chemins parallèles pour qu’un élément suive. On a aussi la possibilité d’établir des liens avec d’autres logiciels ou de créer tout simplement des étapes conditionnelles.

En revanche, avec le logiciel BPM, on bénéficie d’une visibilité beaucoup plus étendue sur tous les processus de son entreprise. En plus d’avoir un flux opérationnel robuste, on peut effectuer une variété de tâches parallèles. Comme par exemple, organiser des données communes, surveiller l’évolution de tous les flux de travaux ou éditer des rapports avancés. Et tout ceci, depuis un seul et même tableau de bord.