Le rétroplanning est un mot qui revient souvent dans les échanges avec les entreprises. Surtout, lorsque ceux-ci portent sur l’organisation d’un projet ou la planification de certaines tâches à exécuter avant une date butoir. Malheureusement, le rétro-planning est à ce jour peu ou mal connu. Il est même souvent confondu avec le planning. Mais de quoi s’agit-il concrètement ? Quelle différence faut-il faire entre cet outil et la méthode de planification ordinaire ? Comment construire un planning rétro ? Les réponses dans ce billet.
Le rétroplanning : Qu’est-ce que c’est ?
Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est de bon ton de dire ce qu’on entend par rétroplanning et pourquoi l’utiliser.
Définition du rétro-planning
Le rétroplanning est une méthode de planification inversée. En effet, à l’inverse du planning classique qui s’élabore à partir de la date de démarrage d’un projet, celui-ci s’effectue plutôt en partant de la date de clôture. Mais la mécanique de construction – c’est-à-dire le positionnement des jalons et tâches sur le calendrier – ne change pas pour autant.
Il est important de préciser que le montage, dans le cas présent, se fait différemment. Il n’a d’ailleurs aucune incidence sur le rendu visualisé sur un diagramme de Gantt. Celui-ci se présente en effet de la même manière dans les deux cas.
De manière générale, cette planification aux antipodes du planning ordinaire se révèle très utile pour une variété de projets. L’événementiel entre autres. Avec cette méthode, on peut par exemple prendre le temps qu’il faut pour organiser convenablement sa participation à un salon. Cela est possible puisque la date de fin de l’événement, une fois donnée, ne fait généralement plus l’objet d’une modification.
Pourquoi faire du rétroplanning ?
Les raisons qui peuvent justifier le recours à cet outil de planification renversée sont multiples. Faire du rétro-planning permet de :
- organiser correctement un projet en étant sous la contrainte d’une date de livraison inflexible ;
- savoir si celui-ci peut ou non être réalisé dans le temps imparti ;
- définir un budget sur la base du temps nécessaire à l’accomplissement de chaque étape ;
- d’identifier l’ensemble des ressources indispensables pour tenir les délais ;
- connaître la date idéale ou la plus tardive à laquelle entamer le projet.
Dans l’ensemble, cette forme de planning est donc idéale pour définir les moyens et méthodes nécessaires pour aboutir au résultat escompté.
Comment construire le rétro-planning d’un projet ?
La mise en œuvre d’un rétroplanning est simple. Elle se fait généralement en deux étapes. En effet, il faut dans un premier temps préparer le contenu du projet à planifier. Avant d’entamer, dans un second temps, la construction à proprement parler du programme.
Étape n°1 : La préparation du contenu du projet à planifier
La préparation du contenu d’un projet comprend trois petites phases. Ainsi, pour y arriver, il faut d’abord lister les tâches à effectuer, ensuite estimer leur durée et enfin les ordonnancer.
Faire une liste des tâches à exécuter
Pour commencer, on doit définir le travail à abattre pour mener le projet à terme. Pour ce faire, on peut partir des objectifs globaux du programme. Puis, les décliner en plusieurs sous-objectifs et enfin en tâches à accomplir. Il est intéressant d’utiliser à cette phase des verbes à l’infinitif pour expliquer ce qu’il y a à faire. Par exemple, « organiser et former l’équipe ».
Attribuer une lettre ou tout autre code à chaque tâche s’avère également pratique. Par ailleurs, il ne faut surtout pas oublier de définir les responsables associés et les ressources indispensables.
Calculer la durée de chaque tâche pour un rétroplanning réussi
L’estimation de la durée des tâches est une étape cruciale. Elle ne doit donc pas être prise à la légère même si elle reste, dans la plupart des cas, aléatoire. Il peut arriver que l’on hésite à choisir la durée convenable de certaines d’entre elles. Cela est tout à fait normal quand on est encore à ses prémices.
En effet, il faut de l’expérience pour faire une estimation plus précise. Heureusement, cela vient avec le temps. Le plus important à ce stade, c’est d’évaluer la durée de chaque tâche. Celle-ci peut être exprimée en jours, semaines ou mois.
Ordonner les tâches
Une fois la liste des tâches établie, il faut procéder à leur ordonnancement. L’idéal est de les classer par ordre chronologique. Procéder ainsi va grandement simplifier l’utilisation du rétroplanning. Encore que la plupart des tâches sont organisées en séquences. Pour que l’une débute, une autre doit au préalable être achevée.
Par exemple, le travail d’un sous-traitant ne peut commencer tant que le cahier des charges n’est pas au point. Et c’est justement pour cette raison qu’il est conseillé de bien repérer ces dépendances avant de passer à l’étape suivante.
En prenant cette disposition, l’on s’assure de bien répartir les tâches à accomplir dans le rétro-planning. La bonne synchronisation des éléments est une condition sine qua non pour l’atteinte des objectifs fixés.
Étape n°2 : La réalisation du planning rétro
La construction proprement dite du rétro-planning commence ici. Au lieu d’entamer la planification par les premiers travaux comme on le fait d’ordinaire, il faut plutôt partir de la date de livraison du projet. Ensuite, positionner l’étape qui la précède, puis celle d’avant et ainsi de suite jusqu’aux premières tâches à exécuter.
Il est possible qu’en procédant de la sorte, l’on finisse par se trouver dans l’impossibilité de placer les premières tâches. Le cas échéant, il faudra tout simplement procéder à des arbitrages. Cela est essentiel pour la tenue des délais. Et c’est d’ailleurs tout l’intérêt de cette planification sous contrainte.
Pour ne pas craindre la loi de Murphy, il est important de conserver une petite marge de manœuvre. En effet, cela permet de faire face aux éventuels impondérables sans pour autant se retrouver acculé.
Pendant la réalisation du rétroplanning, on peut aussi fixer le début des étapes en fonction de la date ciblée. Cette pratique plutôt courante permet d’enrichir la planification. Voici un exemple de planning rétro effectuée pour la tenue d’une réunion annuelle :
- Louer la salle 21 jours avant la réunion.
- Passer la commande des repas 14 jours avant.
- Distribuer les invitations 10 jours avant la rencontre.
- Confirmer l’ordre du jour 5 jours avant.
- Etc.
Il est également possible d’ajouter à chaque étape la mention « au plus tard ». Exemple :
- Louer la salle au plus tard 20 jours avant la réunion.
Les logiciels de gestion de projet et d’Excel, pour un rétroplanning simplifié
De nombreux logiciels permettent d’aplanir l’organisation des échéances. Il s’agit pour l’essentiel de logiciels de gestion de projet. Avec ces outils de planification, il faut d’abord saisir les tâches à exécuter, leur durée et les dépendances. Ensuite, fixer la date de clôture du projet. Une fois ces différentes données renseignées, le logiciel utilisé calcule automatiquement :
- la date de début du projet ;
- les dates de départ ;
- la date de fin de chaque tâche.
Grâce à ces fonctionnalités, on peut réaliser avec facilité toutes sortes d’ajustements en matière de ressources… ou de méthodes. Et le cas échéant, observer leurs impacts.
D’autres utilitaires prêts à l’emploi et basés sur Excel s’avèrent aussi pratique pour le montage d’un échéancier.